O final do ano configura-se como um período de grande movimento e lucratividade para a indústria hoteleira. Organizar um evento corporativo para celebrar o encerramento de um ciclo exige planejamento minucioso e atenção aos detalhes. A confraternização é considerada o momento oportuno para o estabelecimento e o fortalecimento de laços entre os colaboradores e as empresas parceiras.
Na opinião de vários profissionais da hotelaria, o segmento hoteleiro é muito importante nos momentos de reuniões empresariais, tanto quanto nas festivas, por exemplo. “Hotéis constituem locais ideais para esta finalidade, provendo ambientes que transmitem seriedade e intimismo, essenciais para estreitar relações”, diz David Brito, sócio-diretor do Villagio Embu Resort & Convention.
Em entrevista, o profissional de Marketing do Villagio Embu Resort & Convention, Gilberto José Pacheco, indica que, “devido à concorrência acentuada nesta época, o planejamento deve ser iniciado com meses de antecedência, idealmente em setembro ou começo de outubro. O primeiro passo no processo de organização envolve a definição do propósito da celebração, que pode ser o reconhecimento de resultados, o fortalecimento do engajamento interno ou a integração de diferentes áreas. Entender o objetivo e o público permite que o formato, o estilo e a data da confraternização sejam definidos com maior precisão”.
Gilberto continua: “O estabelecimento do orçamento disponível, a definição da lista de convidados, do local, da data e do horário do evento são os primeiros passos. Revisitar as ações realizadas no ano anterior, analisando os pontos positivos e os que necessitam de melhoria, é uma prática para aprimorar a experiência de cada participante do evento. A reserva dos serviços terceirizados ou do espaço do hotel, quando efetuada com antecedência, evita contratempos”.
Escolha da infraestrutura
Para Gilberto, a escolha do local para a realização do evento é um fator determinante para o sucesso. “A recomendação é buscar um espaço que ofereça acessibilidade, estacionamento privativo e um ambiente confortável, garantindo qualidade e segurança”. Para empresas que mantêm parcerias ou possuem colaboradores de outras cidades e estados, a escolha de um hotel proporciona uma vantagem logística significativa, pois o estabelecimento pode oferecer hospedagem, resultando em economia de transporte e maior comodidade para os convidados.
Para que o evento se destaque, Pacheco reforça que a personalização é imprescindível. O investimento em decoração deve estar alinhado com o tema ou os valores da empresa. Pequenos detalhes podem transformar o ambiente e torná-lo memorável. Se houver a presença de hóspedes fidelizados, é sugerido que se inclua alguma novidade na decoração, mesmo que o tema geral seja repetido.
Gilberto salienta que, no que tange ao cardápio, a atenção ao detalhe é crucial. O buffet deve ser equilibrado, oferecendo opções variadas, incluindo saladas, proteínas e sobremesas, e deve atender a possíveis intolerâncias alimentares. A moderação no oferecimento de bebidas alcoólicas é recomendada para assegurar a segurança e a inclusividade de todos os participantes.
Além da celebração, a confraternização pode ser um momento de agregação de valor. A inclusão de dinâmicas leves, como quizzes ou premiações, estimula a troca e reforça o clima de colaboração entre os departamentos. Gilberto conta que o setor de eventos corporativos tem apresentado crescimento, e a contratação de uma atração, como uma palestra motivacional, pode promover um momento de aprendizado e reflexão relevante. É crucial, também, incluir um breve momento de reconhecimento, com um discurso de agradecimento pelas metas alcançadas, seguido de premiações simbólicas, o que gera motivação para o ciclo seguinte. Após o evento, a coleta de feedback é fundamental para a análise e melhoria dos próximos encontros.
Exemplo de infraestrutura hoteleira para eventos
O especialista em Marketing fala que “o Villagio Embu Resort & Convention constitui um exemplo de estabelecimento com infraestrutura adequada para atender a diversos formatos de eventos empresariais”. Localizado em Embu das Artes, está a 30 minutos da capital paulista. E Gilberto informa que “o resort oferece a tranquilidade e o clima agradável do campo. O local possui estrutura para receber qualquer tipo de evento corporativo ou confraternização”.
Conforme apontam as informações sobre sua infraestrutura, “oferecemos a estrutura ideal para receber qualquer tipo de confraternização ou evento corporativo, entre eles um salão com capacidade para até 1.000 pessoas sentadas”. Este dado demonstra a capacidade do hotel de acomodar grandes reuniões empresariais, provendo conforto e diversão em ambientes elegantes e em contato com a natureza”.
