por Fábio Barnes*
Conhecer o Custo Total de Propriedade (TCO) de aplicativos é um diferencial de mercado para qualquer empresa que quer administrar os custos envolvidos na propriedade de um aplicativo e, principalmente, saber o momento em que aquele aplicativo precisa ser atualizado, remodelado ou substituído.
Um exemplo prático é quando você decide comprar um carro, avalia os custos de aquisição consumo de combustível, seguro, manutenção, valor da revenda e até o tamanho da garagem. Depois de alguns anos, o carro começa a exigir manutenções cada vez mais caras. Isso significa que seu automóvel já está desatualizado, enquanto os modelos mais novos têm opções de desempenho e conforto melhores do que o seu. Em algum momento, os custos de manter seu carro passam a ser mais caros do que adquirir um novo.
O mesmo vale para os aplicativos da sua empresa. Mas como avaliar o TCO deles? A seguir, um guia rápido e prático que o ajudará nessa missão.
Passo 1: Estabelecer um objetivo
TCO é um conceito financeiro e existem várias metodologias no mercado para fazer esse cálculo. Aqui vamos falar sobre calcular TCO de um aplicativo com o objetivo de avaliar a viabilidade econômica de uma nova forma de gestão dele.
Passo 2: Definir quais custos são relevantes para a análise
Leve em conta os custos com licenças do aplicativo e outros softwares como banco de dados (suporte anual) -, salários e benefícios dos funcionários envolvidos na gestão do aplicativo (analistas de sistemas, DBAs, programadores, suporte help desk) e serviços de terceiros (suporte, manutenção, desenvolvimento, entre outros).
Passo 3: Levantar os custos relativos aos itens do passo anterior
É importante identificar os custos que incorrem regularmente em todos os meses e também aqueles que são sazonais ou temporários. Outro item importante a levantar são os custos que irão incorrer no futuro, como atualização tecnológica, serviços de atualização de versão do aplicativo e de banco de dados. Para ajudar, é interessante buscar como esses custos ocorreram no passado.
Aqui vale uma observação, existem alguns custos muito difíceis de aferir. Por exemplo, o custo do downtime (paradas, interrupções) ou má performance. Quando acontece uma parada do aplicativo, pode existir algum custo adicional para restabelecer a operação. Além disso, a interrupção causa problemas ao negócio, como uma demora na emissão de nota fiscal, recepção de mercadoria, emissão de uma ordem de produção, entre outros que irão gerar gastos extras.
Passo 4: Organizar os custos levantados ao longo do tempo
Agora, chegou o momento de inserir os itens de custo levantados até aqui em uma linha do tempo. A ideia é definir pelo menos um ciclo para cada um deles. Avalie o período que cada item de custo ocorre. Por exemplo, salários ocorrem mensalmente, já uma atualização tecnológica, a cada três anos. O maior período será o escolhido para análise do TCO.
Organize os custos futuros e passados. Assim você conhecerá o TCO (em x anos) do passado e do futuro. Para conhecer o TCO mensal, é só somar o custo de todos os meses e dividir pelo número de meses da análise.
Passo 5: Identificar quais custos serão substituídos pelas diferentes alternativas
Como o objetivo desse estudo é avaliar a viabilidade econômica de uma nova forma de gestão do aplicativo, agora você pode saber se a gestão do seu aplicativo está eficiente, comparando com outras alternativas. Avaliar se essa gestão traz vantagem competitiva para sua empresa e analisar alternativas para melhorar a gestão de custo do aplicativo.
Uma alternativa para a redução do TCO em TI é a modalidade software como serviço (SaaS). O SaaS engloba alguns custos diretos e indiretos da gestão de aplicativos, permitindo assim uma forma diferente da tradicional de gerir os custos de aplicativos, além de utilizar os recursos de forma mais eficiente.
É importante destacar que a análise do TCO é um dos itens que influenciam na escolha de um novo aplicativo ou forma de gestão. Contudo, outros fatores como retorno do investimento (ROI), time to value (TtV) e arquitetura tecnológica também são vitais e devem ser considerados antes da tomada de decisão.
*Fabio Barnes é diretor-executivo da Engine
