Os escritórios sem papel estão se tornando cada vez mais populares. Com a crescente adoção de modelos de trabalho remotos e híbridos, as empresas começam a digitalizar seus processos e a forma como trabalham. Quer saber mais sobre este novo conceito e como aplicá-lo? Continue lendo!
O que é um escritório sem papel?
Um escritório sem papel é um local de trabalho que diminui drasticamente ou elimina por completo o uso de papel e usa tecnologia para tratar de documentos. Existem empresas que não conseguem eliminar a 100% o uso de papel devido a certos processos ou alguns requisitos legais. Mesmo assim, a redução significativa do uso de papel acelera a transformação digital das empresas. As estantes e a enorme quantidade de pastas dão lugar a um sistema eletrônico de gerenciamento de arquivos, que digitaliza e salva todos os documentos em um só lugar.
Eliminando a papelada – os benefícios de um escritório sem papel
Redução de custos: sabia que, em média, um funcionário usa 10.000 folhas de papel por ano? Pois é, usar papel em uma empresa significa elevados custos. Você precisa de uma impressora e um scanner, tinteiros, muitas folhas de papel e post-its. Isto para não falar dos possíveis custos nas deslocações necessárias para enviar e/ou receber documentos.
Aumento da segurança: muitas vezes é difícil ter acesso aos documentos em papel. Isto leva a que muitos documentos importantes possam ser perdidos, guardados indevidamente, roubados ou até destruídos sem querer. O risco de acesso a arquivos confidenciais é também maior, pois se torna complicado monitorar quem deve ter acesso a esses documentos. Contudo, com a utilização de tecnologia de gerenciamento de documentos, os administradores do sistema podem definir quem tem permissão para acessar certos arquivos. Eles podem fazê-lo através do tipo de documento, do nível do usuário baseado na função que exerce ou nível de segurança do sistema.
Maior produtividade: segundo um estudo feito pela Gartner, os funcionários de uma empresa gastam em média 400 horas por ano procurando arquivos. E muitos desses arquivos não são encontrados na primeira tentativa de procura. Isso é demasiado tempo perdido que poderia ser usado em tarefas mais produtivas, que poderiam trazer mais lucro para a empresa.
Melhor comunicação e trabalho em equipe: com um programa de partilha de documentos digitais, todas as pessoas envolvidas em um projeto conseguem ter acesso direto e compartilhado ao mesmo documento. Assim, se certo documento for modificado ou precisar de alterações, todas as pessoas estão a par da situação, eliminando assim a impressão e as trocas de documentos físicos.
Maior sustentabilidade: os brasileiros consomem em média meia árvore por ano em papel. No Brasil, a produção de papel tem origem em madeira de reflorestamento. Contudo, com tanto consumo de papel anual, é necessário haver mais floresta de plantio que acaba ocupando espaço destinado à mata nativa ou para fins alimentícios. Esta realidade também afeta a biodiversidade de várias regiões. Quando o papel é efetivamente produzido e depois utilizado, existe ainda o problema da poluição. Por isso, para contribuir para um mundo mais verde e sustentável, há que diminuir o uso de papel.
Como fazer o seu escritório sem papel
O primeiro passo para criar o seu escritório sem papel é saber quais documentos devem ter uma cópia física por lei e por quanto tempo devem ser mantidos. Todos os documentos que não se encaixam nessa categoria podem ser digitalizados. O passo seguinte é a organização. Você pode usar qualquer software que seja acessível, que tenha armazenamento na nuvem (para evitar dispositivos lentos) e que funcione em qualquer tipo de dispositivo. O Google Drive, Dropbox e Smallpdf são alguns exemplos. Muitos destes softwares permitem também a partilha de documentos entre várias pessoas. No caso específico de contratos, você pode também usar uma assinatura eletrônica evitando imprimir arquivos sempre que precisar deles assinados. As suas notas post-its ou listas de tarefas podem também ser facilmente eliminadas com a sincronização de lembretes de calendário ou com plataformas como o Notion ou o Miro.
Se trabalhar em uma empresa, ajude sua equipe a compreender como este novo sistema os ajudará a ser mais produtivos, a ter mais impacto e ser mais valorizados em seu trabalho.
Como acabou de ler, existem muitos benefícios em criar o seu escritório sem papel. Caso tenha alguma dúvida, deixe o seu comentário!
