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Escritório sem papel: o que é e como fazer o seu

Segundo um estudo feito pela Gartner, os funcionários de uma empresa gastam em média 400 horas por ano procurando arquivos.

Os escritórios sem papel estão se tornando cada vez mais populares. Com a crescente adoção de modelos de trabalho remotos e híbridos, as empresas começam a digitalizar seus processos e a forma como trabalham. Quer saber mais sobre este novo conceito e como aplicá-lo? Continue lendo!

O que é um escritório sem papel?
Um escritório sem papel é um local de trabalho que diminui drasticamente ou elimina por completo o uso de papel e usa tecnologia para tratar de documentos. Existem empresas que não conseguem eliminar a 100% o uso de papel devido a certos processos ou alguns requisitos legais. Mesmo assim, a redução significativa do uso de papel acelera a transformação digital das empresas. As estantes e a enorme quantidade de pastas dão lugar a um sistema eletrônico de gerenciamento de arquivos, que digitaliza e salva todos os documentos em um só lugar.

Eliminando a papelada – os benefícios de um escritório sem papel
Redução de custos:
sabia que, em média, um funcionário usa 10.000 folhas de papel por ano? Pois é, usar papel em uma empresa significa elevados custos. Você precisa de uma impressora e um scanner, tinteiros, muitas folhas de papel e post-its. Isto para não falar dos possíveis custos nas deslocações necessárias para enviar e/ou receber documentos. 

Aumento da segurança: muitas vezes é difícil ter acesso aos documentos em papel. Isto leva a que muitos documentos importantes possam ser perdidos, guardados indevidamente, roubados ou até destruídos sem querer. O risco de acesso a arquivos confidenciais é também maior, pois se torna complicado monitorar quem deve ter acesso a esses documentos. Contudo, com a utilização de tecnologia de gerenciamento de documentos, os administradores do sistema podem definir quem tem permissão para acessar certos arquivos. Eles podem fazê-lo através do tipo de documento, do nível do usuário baseado na função que exerce ou nível de segurança do sistema. 

Maior produtividade: segundo um estudo feito pela Gartner, os funcionários de uma empresa gastam em média 400 horas por ano procurando arquivos. E muitos desses arquivos não são encontrados na primeira tentativa de procura. Isso é demasiado tempo perdido que poderia ser usado em tarefas mais produtivas, que poderiam trazer mais lucro para a empresa. 

Melhor comunicação e trabalho em equipe: com um programa de partilha de documentos digitais, todas as pessoas envolvidas em um projeto conseguem ter acesso direto e compartilhado ao mesmo documento. Assim, se certo documento for modificado ou precisar de alterações, todas as pessoas estão a par da situação, eliminando assim a impressão e as trocas de documentos físicos.  

Maior sustentabilidade: os brasileiros consomem em média meia árvore por ano em papel. No Brasil, a produção de papel tem origem em madeira de reflorestamento. Contudo, com tanto consumo de papel anual, é necessário haver mais floresta de plantio que acaba ocupando espaço destinado à mata nativa ou para fins alimentícios. Esta realidade também afeta a biodiversidade de várias regiões. Quando o papel é efetivamente produzido e depois utilizado, existe ainda o problema da poluição. Por isso, para contribuir para um mundo mais verde e sustentável, há que diminuir o uso de papel.

Como fazer o seu escritório sem papel
O primeiro passo para criar o seu escritório sem papel é saber quais documentos devem ter uma cópia física por lei e por quanto tempo devem ser mantidos. Todos os documentos que não se encaixam nessa categoria podem ser digitalizados. O passo seguinte é a organização. Você pode usar qualquer software que seja acessível, que tenha armazenamento na nuvem (para evitar dispositivos lentos) e que funcione em qualquer tipo de dispositivo. O Google Drive, Dropbox e Smallpdf são alguns exemplos. Muitos destes softwares permitem também a partilha de documentos entre várias pessoas. No caso específico de contratos, você pode também usar uma assinatura eletrônica evitando imprimir arquivos sempre que precisar deles assinados. As suas notas post-its ou listas de tarefas podem também ser facilmente eliminadas com a sincronização de lembretes de calendário ou com plataformas como o Notion ou o Miro. 

Se trabalhar em uma empresa, ajude sua equipe a compreender como este novo sistema os ajudará a ser mais produtivos, a ter mais impacto e ser mais valorizados em seu trabalho.

Como acabou de ler, existem muitos benefícios em criar o seu escritório sem papel. Caso tenha alguma dúvida, deixe o seu comentário!

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