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Sua empresa está com as obrigações societárias em dia?

Confira 7 atos societários que precisam ser cumpridos ao longo do ano

Por Felipe Cervone, Cauê Almeida e Natália Ramos *

Novo ano e, com ele, chegam às mesmas velhas obrigações societárias que as sociedades empresárias precisam atender. Aqui, vale ressaltar que é importante considerar o atendimento destas obrigações como rotinas que as empresas deverão realizar anualmente e, portanto, devem ser incluídas no calendário de atividades das empresas de forma que possam estar sempre em dia, a fim de se evitar maiores “dores de cabeça” no futuro.

Buscando então auxiliar as empresas a atender estas obrigações e cuidar destas rotinas, apresentamos a seguir algumas das principais obrigações societárias anuais que as empresas devem cumprir para manter sua saúde em dia:

Assembleia/Reunião Ordinária
Os artigos 1.078 do Código Civil e 132 da Lei 6.404 (Lei das S.A) estabelecem a necessidade de realizar, anualmente, uma assembleia ou reunião de sócios, com o objetivo de: (i) tomar as contas dos administradores e deliberar sobre o balanço patrimonial e o de resultado econômico; (ii) designar administradores e membros do conselho fiscal, quando for o caso; (iii) tratar de qualquer outro assunto constante da ordem do dia; e, no caso de Sociedade Anônima, também (iv) aprovar a correção da expressão monetária do capital social.

Ela deve ocorrer nos quatro meses seguintes à data de término do exercício social estabelecido. A realização anual da Assembleia/Reunião Ordinária é de extrema importância, pois é nela que os sócios/acionistas da empresa analisam as contas do ano anterior preparadas pela administração e deliberam se as aprovam ou não. A aprovação unânime das contas tem o condão de exonerar os administradores de possíveis responsabilidades.

Simples Nacional
Se a sua empresa for uma microempresa ou uma empresa de pequeno porte, há a possibilidade de opção pela adoção do regime do Simples Nacional, um regime compartilhado de arrecadação, cobrança e fiscalização de tributos, sendo a utilização do Simples irretratável para todo o ano-calendário. A adoção de tal modalidade deve ser realizada junto à Receita Federal, até o último dia útil de janeiro de cada ano. Caso a empresa seja recém constituída, o prazo é de 30 dias a contar da data de sua inscrição estadual ou municipal, desde que não tenham decorridos 60 dias desde sua constituição.

Censo Quinquenal de Capitais Estrangeiros no País
 Se a sua empresa possuir atividade com capital estrangeiro, é bom ficar atento: em 2021, é necessário prestar declarações referentes ao Censo de Capital Estrangeiro Quinquenal ao Banco Central do Brasil.

O Censo Quinquenal deve ser declarado por: (i) pessoas jurídicas sediadas no país, com participação direta de não residentes em seu capital social ou fundos de investimento com cotistas não residentes, ambas em qualquer montante, na data base de em 31 de dezembro de 2020; e (ii) pessoas jurídicas sediadas no país com saldo devedor total de créditos comerciais de curto prazo concedidos por não residentes em montante igual ou superior a US$ 1 milhão em 31 de dezembro de 2020.

O prazo para declaração de Censo de Capital Estrangeiro é entre 1º de julho e às 18h do dia 15 de agosto de 2021. A entrega da declaração fora do prazo pode acarretar em multa para a empresa.

Censo de Capitais Brasileiros no Exterior
Outra obrigação imposta pelo Banco Central diz respeito às pessoas físicas ou jurídicas que possuam ativos no exterior. Nesta situação, caso a pessoa possua valores de qualquer natureza mantidos fora do Brasil, é necessário declarar, anualmente, caso os valores detidos totalizem US$ 1.000.000,00 (um milhão de dólares) ou seu equivalente em outras moedas na data de 31 de dezembro de 2020, ou, caso os valores detidos totalizem  US$100.000.000,00 (cem milhões de dólares) ou seu equivalente em outras moedas nas datas de 31 de março de 2021, 30 de junho de 2021 e 31 de setembro de 2021, a declaração deverá ser apresentada trimestralmente.

O prazo para a declaração anual será entre 15 de fevereiro a 05 de abril de 2021, enquanto para a declaração trimestral, os prazos são: 05 de junho, 05 de setembro e 05 de dezembro, todos de 2021. A não declaração ou a declaração fora do prazo também é passível de multa.

RDE-IED, DEF e Quadro Societário
As empresas nacionais também devem registrar no Banco Central os investimentos estrangeiros diretos recebidos por sócios não residentes, dentro do prazo de 30 dias após a data da remessa.

Adicionalmente, deverão apresentar a Declaração Econômico Financeira(DEF) as empresas que tiverem participação direta de não-residentes em seu capital social, conforme segue: (i) caso o patrimônio líquido ou o total do ativo seja superior a R$ 250 milhões em 31 de março, 30 de junho, 30 de setembro e 31 de dezembro, a DEF deverá ser apresentada em até 90 (noventa) dias a contar das datas-bases; e (ii) caso o patrimônio líquido ou o total do ativo da empresa seja inferior à R$250 milhões, a empresa deverá apresentar, anualmente, até 31 de março de 2021, a atualização do seu quadro societário para a data de 31 de dezembro de 2020.

Ainda, em caso de qualquer alteração na participação societária do sócio residente no exterior, será necessário apresentar uma atualização do quadro societário em até 30 dias da data do evento.

Beneficiários Finais
 Ainda que não seja uma obrigação anual, é necessário sempre se atentar para a regularidade da declaração do beneficiário final perante a Receita Federal.

Com base na Instrução Normativa RFB nº 1.863/2018, com algumas poucas exceções, todas as empresas necessitam declarar seus beneficiários finais, que são as pessoas naturais as quais, em última instância, de forma direta ou indireta, possuem, controlam ou influenciam significativamente as decisões de uma empresa, presumindo-se como beneficiários finais aqueles que, em última instância, detenham 25% do capital social da empresa ou a preponderância nas deliberações sociais e poder para eleger a maioria dos administradores da entidade.

A inércia em apresentar devidamente as informações referentes ao Beneficiário final terá, como penalidade, a suspensão do CNPJ, ficando a sociedade impedida de transacionar com estabelecimentos bancários, dentre outros entraves.

Os prazos para apresentação de Beneficiário final são: (i) 90 dias após constituição de nova empresa; ou (ii) último dia útil do mês subsequente à alteração do beneficiário final, se for o caso.

Mandatos e Procurações
Por fim, mas não menos importante, o início do ano pode ser uma boa época para verificar o prazo de validade dos mandatos dos diretores/administradores da sociedade e das procurações outorgadas, principalmente daquelas outorgadas por empresas estrangeiras a seus representantes no país, que, por uma exigência legal, deverá estar sempre em vigor enquanto a empresa estrangeira possuir participação em uma sociedade brasileira.

A realização do controle das vigências dos mandatos e procurações é de suma importância, de forma a impedir o vencimento de seus prazos e evitar, assim, problemas de representação lá na frente, principalmente perante bancos e demais instituições financeiras que são bastante rigorosos quanto a isso.

A verificação destes prazos, ainda no início do ano, tende a permitir que as empresas se preparem melhor e evitem seus vencimentos, principalmente no caso daquelas procurações que demandam uma maior burocracia, como as elaboradas por meio de escritura pública ou as procurações internacionais exigidas dos sócios estrangeiros, que demandam notarização, apostilamento, além de tradução juramentada e registro no cartório de títulos e documentos.

Além da existência de todas estas obrigações, não podemos esquecer que a pandemia ainda se encontra em nosso meio e que, em consequência, medidas mais duras de isolamento social voltaram a ser adotadas pelos diversos governos do Brasil e do mundo, o que pode impactar diretamente a realização de encontros e reuniões, a coleta de assinaturas, a realização de atividades que dependam do poder público que podem se encontrar fechados para atendimento ou com horários reduzidos, dentre outros.

Desta forma, ter conhecimento das obrigações e prazos e se preparar de forma antecipada para atendê-las é essencial para o dia a dia de qualquer empresa.

Observa-se, então, que é fundamental conhecer e entender as obrigações societárias que sua empresa deve cumprir e que o cumprimento em dia de todas estas obrigações trará maior eficiência e transparência, além de evitar sanções ou prejuízos para o seu negócio.

* Felipe Cervone, advogado especialista da área societária e sócio do escritório Finocchio & Ustra Advogados
* Cauê Almeida, advogado especialista da área societária do escritório Finocchio & Ustra Advogados
* Natália Ramos, estagiária da área societária do escritório Finocchio & Ustra Advogados

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